Как создать раскрывающийся список в Excel?

В мире стремительно развивающихся технологий многие люди уже не мыслят жизни без такой вещи, как компьютер.

Помимо доступа к интернету он несет в себе ряд положительных функций, которые позволяют сделать жизнь проще. Отчеты и ведомости уже не нужно заполнять от руки, да и для подсчетов не требуется больше калькулятор.

Зачем нужен выпадающий список?

Специально для этого программистами была разработана программа Excel, в которой довольно просто можно:

• заполнять таблицы любой сложности;
• составлять их самостоятельно.

Зачастую, чтобы человеку заполнить в экселе таблицу приходится несколько раз вбивать одно и то же, то есть данные частенько повторяются. Чтобы избежать подобных повторов и меньше времени занимать на это в программе существует специальная функция – выпадающий список.

Как это работает? Все просто – необходимый перечень формируется заранее, после чего его вбивают в определенной ячейке и, когда необходимо, в ней просто выбирается из общего списка то, что нужно. Все предельно просто. Теперь более подробно о том, как это сделать.

Первый способ создания выпадающего списка

Первым делом следует разработать сам выпадающий список, то есть раскрывающийся с тем набором слов, из которого в дальнейшем будет делаться выбор. С помощью курсора необходимо выбрать те поля, которые в дальнейшем будут заполняться этими составляющими. Найдите вкладку под названием «Данные», откройте и зайдите в раздел «Проверка данных», далее следует выбрать «Тип данных».

Обязательно необходимо определить диапазон в меню «Источник». Если в дальнейшем планируется вносить в раскрывающийся список некоторые дополнительные коррективы, то ниже основного списка следует включить дополнительно еще некоторое количество пустых ячеек.

Есть и другой вариант, где указывается не сам диапазон, а только его имя. Но при этом выпадающий список останется неизменным, то есть увеличить его не получиться. Прежде чем остановиться на данной альтернативе, необходимо удостовериться в правильности вводимых в диапазон значений.

Если все сделано правильно, то в ячейке книги Excel, с правой стороны появится стрелка, при нажатии на которую появится ваш выпадающий перечень. При заполнении в ячейке может появиться лишь значение, которое имеется в заложенном вами перечне.

Нюансы создания списков

Создавая раскрывающийся перечень, вы тем самым создаете для ячейки определенные свойства. Если же в подобную строку вставить абсолютно иной текст, скопированный из другой ячейки, то все установленные функции ячейки исчезнут. Когда потребуется дополнительная ячейка со списком, то достаточно будет ее скопировать, а после вставить там, где необходимо. Использовать при этом нужно специальную вставку.

Часто случается так, что стрелка, расположенная в ячейке, визуально создает помеху. Поэтому после того как все поля книги Excel будут заполнены, созданную функцию выпадающего списка можно будет удалить.

Сделать это просто. Следует выделить диапазон со списками, которые больше не потребуется изменять, открыть вкладку «Данные» и выбрать пункт «Очистить все». При этом все ранее внесенные значения будут сохранены и никуда не пропадут.

Второй способ создания списка

Если вы хотите сделать в программе документ, вроде анкеты, где не будут вноситься повторяющиеся данные, то лучше воспользоваться этим вариантом и создать раскрывающийся перечень, который будет располагаться в документе в произвольных местах.

Чтобы это сделать, необходимо в программе Excel отыскать вкладку «Разработчик». Сразу ее можно не найти, так как программы установлены по умолчанию, поэтому сначала зайдите в «Офис» и найдите правку «Параметры», выберите пункт «Основные» и нажмите на надпись «Показывать вкладку».

После того как на ленте появится пункт «Разработчик», отыщите «Вставить» и нажмите на «Поле со списком».

Сделайте обводку этой надписи контуром с помощью мыши. Применив правую кнопку нажмите на «Формат объекта» в образовавшемся окне. Там же в первом поле выбирается и диапазон ячейки, а во втором – указывается ячейка, где будет указываться номер элемента.

Заполнение второго поля пригодится во время обработки данных. Здесь же можно создать набор элементов, которые в дальнейшем будут здесь отражены. Применяя первый метод в экселе, вам предоставят лишь 8 элементов.

Второй способ создания списка несколько сложнее, нежели первый, но зато в нем больше выгоды. Здесь же вы можете сами выбирать их численность. После проведения указанных манипуляций необходимо нажать кнопку «Ок».

Таким образом, стоит немного подразобраться, и вы с легкостью сможете создать выпадающий список в Excel, раскрывающийся в том виде, в каком вы его создадите.

В этом есть несколько больших плюсов. Достаточно сделать его один раз, в дальнейшем не придется тратить много времени на заполнение форм. К тому же аналогичные данные никогда не будут противоречить друг другу, так как все будет в рамках заданных вами ограничений.