Учимся делать красивую подпись в Outlook

Создать и выбрать подпись в Outlook несложно. Однако если вас интересует, как в Outlook сделать подпись с логотипом компании, то это может доставить довольно много хлопот.

Тем не менее, если один раз разобраться, как это правильно делать, можно сэкономить время на ручном вводе подписи.

Создание нового экземпляра

Рассмотрим, как сделать электронную подпись без логотипа. Скорее всего, одна у вас уже есть. Чтобы в этом убедиться, создайте новый экземпляр и установите для него параметры.

Как открыть нужную форму:

1. Outlook 2007 и предыдущие: открываете меню «Инструменты», выбираете «Параметры», вкладку «Формат электронной почты» и вызываете нужную форму кнопкой «Подписи».
2. Outlook 2010 и 2013: открываете меню «Файл», переходите на «Настройки», раздел «Почта», нажимаете такую же кнопку, при открытии формы с подписями вы увидите список сохраненных элементов, если их уже добавляли.

При создании нового экземпляра вы можете воспользоваться одним из двух вариантов:

• чтобы создать с нуля, нужно будет запустить редактор с пустой формой: нажмите кнопку «Создать», чтобы появилась новая;
• используйте существующий экземпляр в качестве шаблона (если есть): выберите нужную и откройте ее в редакторе.

В то время как редактор подписи в Аутлуке версии 2007 визуально изменился довольно основательно, функции остались те же. Изменение настроек шрифта, как правило, не вызывает затруднений, так как принцип форматирования аналогичен Word.

Единственное замечание — вы не должны использовать слишком экзотические шрифты. Чтобы адресат увидел символы, написанные шрифтом, установленным у вас, нужно, чтобы он был установлен и у того, кому вы посылаете письмо. Если это не так, то ваш адресат будет видеть набор символов с каким-нибудь другим шрифтом, замену букв или даже просто пустые квадраты.

Добавление логотипа компании

Добавить изображение или логотип для подписи в почте Outlook легко, но есть несколько моментов, которые нужно учесть, чтобы сделать это правильно:

1. Необходимо подготовить рисунок или логотип, который вы хотите использовать. Отредактируйте его в одной из специальных программ и убедитесь, что он имеет такие размеры, в каких будет представлен в электронном сообщении.
2. Сохраните его в формате, который делает размер файла как можно меньше: можно выбирать JPG, PNG, GIF. В итоге размер файла должен быть не больше 10 КБ.
3. Решите, хотите ли выставлять изображение или ссылку на него в сети в каждое отправляемое сообщение.

Как только вы подготовили картинку, можете вставить ее следующим образом:

1. Outlook 2003 и предыдущие: в редакторе подписи щелкните правой кнопкой мыши на том месте, где вы хотите вставить графический файл, и выберите из контекстного меню пункт «Вставить».
2. Outlook 2007, 2010 и 2013: в редакторе нажмите значок изображения (между иконкой визитной карточки и значком гиперссылки).

Когда откроется диалоговое окно, вы можете просматривать файлы в папках на компьютере, чтобы выбрать, что присоединить. Можете указать ссылку на изображение в интернете.

Добавление гиперссылок и визитной карточки

Хотя вы можете добавить ссылку на веб-сайт просто указав его полный адрес, гораздо лучше смотрится название компании с гиперссылкой, при клике на которую он откроется.

Чтобы добавить такую ссылку, выберите часть текста, нажмите на пиктограмму «Гиперссылка». Можно сделать и картинку «интерактивной» таким же способом, тогда при клике на нее откроется указанный адрес сайта.

Чтобы добавить в подпись визитную карточку, нужно нажать на соответствующую кнопку в редакторе. «Визитной карточкой» является файл с расширением VCF, который содержит контактную информацию. Редактор позволит легко создать такой файл на основе контакта в адресной книге.

Вставка подписи вручную и по умолчанию

При использовании версий до 2003 включительно вы можете сделать это прямо на вкладке «Формат электронной почты» диалогового окна «Параметры». В Аутлук версий 2007, 2010 и 2013 вы можете сделать это в самом редакторе подписи.

Можно указать вставку по умолчанию для новых сообщений электронной почты, при ответах и пересылке писем. Начиная с Outlook 2003 вы можете даже указать различные варианты по умолчанию для разных учетных записей.

Если вы не хотите, чтобы письмо было подписано автоматически, то можете каждый раз добавлять подпись вручную. При использовании Аутлук 2003 или одной из предыдущих версий в вашем письме будет указана подпись по умолчанию.

Чтобы использовать другой вариант, щелкните правой кнопкой мыши на подписи и выберите из списка доступных. Для версий после 2003: выберите меню «Вставка» и нажмите на кнопку «Подпись». Если у вас их несколько, то будет предложен список для выбора.

Таким образом, в зависимости от версии Аутлука вы разными способами можете настраивать подписи с изображениями, гиперссылками, визитными карточками, а в новых вариантах дополнительно назначать их для разных учетных записей и отдельно на каждый тип сообщения («Новое», «Ответить» и «Переслать»).